So optimieren Sie Ihr Pflegeunternehmen – Verwaltung Pflege mit nur einer Person

Die Verwaltung in Pflegeeinrichtungen stellt oft eine große Herausforderung dar, insbesondere in einer Branche, die von Fachkräftemangel, komplexen gesetzlichen Vorgaben und hohen Anforderungen an die Dokumentation geprägt ist.

Doch mit den richtigen Strategien und einer konsequenten Digitalisierung lassen sich viele dieser Aufgaben effizienter gestalten. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie Ihr Pflegeunternehmen so optimieren, dass Sie für die Verwaltung nur noch wenige Personen benötigen.

Der Fokus liegt auf der Digitalisierung der Abläufe, der Optimierung des ERP-Systems, der automatisierten Tourenplanung und vielem mehr. Auch die Küche spielt eine zentrale Rolle, da die Küchenleitung durch die Planung kreativer Menüs und Veranstaltungen zur Optimierung der Essensversorgung und zum Wohl der Bewohner beiträgt.

 

Digitalisierung der Abläufe in der Verwaltung von Pflegeeinrichtungen

Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen im Pflegebereich ist der Schlüssel zur Effizienzsteigerung. Die manuelle Bearbeitung von Aufgaben wie Terminplanung, Dokumentation, Abrechnung und Personalmanagement ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.

Durch die Einführung digitaler Lösungen können Verwaltungsmitarbeitende ihre Aufgaben effizienter erledigen, was den Arbeitsaufwand erheblich reduziert. Dabei ist es entscheidend, dass Mitarbeitende kontinuierlich ihr Wissen erweitern und lebenslanges Lernen fördern, um den Herausforderungen der modernen Arbeitswelt gewachsen zu sein.

• Vorteile der Digitalisierung: Automatisierte Prozesse reduzieren den Verwaltungsaufwand, verringern Fehlerquellen und erhöhen die Transparenz. Digitale Plattformen bieten Pflegeheimbetreibern die Möglichkeit, alle relevanten Daten an einem Ort zu sammeln und jederzeit zugänglich zu machen.

• Einsatzbereiche: Digitale Lösungen eignen sich für die Buchhaltung, das Dokumentenmanagement, die Abrechnung mit Kostenträgern, die Verwaltung von Pflege- und Betreuungsleistungen sowie der Einsatzplanung und der Kommunikation.

 

Optimierung des ERP-Systems für die Verwaltung in Pflegeunternehmen

Ein effizientes ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist das Herzstück der Verwaltung in Pflegeeinrichtungen. Es vereinfacht die Organisation der verschiedenen Bereiche wie Personalverwaltung, Buchhaltung, Abrechnung und mehr.

• Optimierungspotenzial: Durch die Anpassung des ERP-Systems an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Pflegeunternehmens können Verwaltungsaufgaben weitgehend automatisiert werden. Ein ERP-System ermöglicht es, sämtliche Daten und Aufgaben zentral zu verwalten, was den Überblick über alle Vorgänge im Unternehmen verbessert.

• Integration von Zusatzfunktionen: Funktionen wie automatisierte Rechnungsstellung, personalisierte Berichte und Statistiken, digitale Personalakte sowie die Verwaltung der Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen Ihrer Mitarbeitenden erhöhen die Effizienz und verringern den Verwaltungsaufwand. Weiterbildungen sind entscheidend, um die beruflichen Fähigkeiten der Mitarbeitenden zu erweitern und sie auf zukünftige Führungsrollen vorzubereiten.

 

Automatisierte Tourenplanung und dynamische Anpassungen

Die Tourenplanung in Pflegeeinrichtungen kann durch den Einsatz digitaler Tools automatisiert und optimiert werden. Durch die Nutzung solcher Lösungen lassen sich nicht nur die Touren effizient planen, sondern auch kurzfristige Änderungen wie Personalausfälle oder plötzliche Patientenbedarfe berücksichtigen.

• Automatisierung von Touren: Mit modernen Tools lässt sich die Tourenplanung so gestalten, dass sie den optimalen Ablauf und die besten Routen für Ihre Pflegekräfte berechnet. Dadurch werden Fahrzeiten minimiert und die Versorgung der Patienten sichergestellt. Mit den entsprechenden Daten aus dem ERP ist es möglich Touren automatisch und effizient zu planen und an die Mitarbeiter zu kommunizieren.

• Echtzeit-Anpassungen: Bei Änderungen im Personalplan, etwa bei Krankmeldungen, passt das System die Touren automatisch an und sorgt dafür, dass alle Dienste abgedeckt sind ohne das Sie einen Mitarbeiter in der Verwaltung dafür benötigen.

 

Tourenoptimierung mit Echtzeitdaten von Google Maps

Die Nutzung von Echtzeitdaten, wie sie Google Maps zur Verfügung stellt, ermöglicht eine präzise Planung und Anpassung der Touren. Dies ist besonders wichtig in der Pflege, da die Verfügbarkeit und Pünktlichkeit der Pflegekräfte einen entscheidenden Einfluss auf die Qualität der ambulanten Versorgung haben.

• Einsatz von Echtzeitdaten: Durch die Einbindung von Echtzeit-Verkehrsdaten werden Staus, Baustellen oder andere Verzögerungen direkt in die Planung aufgenommen und alternative Routen vorgeschlagen. So kann die Pflegekraft immer auf dem schnellsten Weg zum Patienten gelangen.

• Ergebnis: Die Effizienz der Tourenplanung wird maximiert, die Arbeitszeit der Pflegekräfte wird besser genutzt, und die Versorgung der Patienten ist stets sichergestellt. Verschiedene Jobs in der Pflegeeinrichtung, wie Pflegekräfte, Verwaltungspersonal und Sozialmanager, profitieren von der optimierten Tourenplanung.

 

Automatisierte Anpassungen im Personalplan: Mitarbeiter im Krankheitsfall

Der Pflegealltag ist dynamisch, und plötzliche Änderungen, wie die Krankmeldung einer Pflegekraft, können schnell zu organisatorischen Herausforderungen führen.

Durch automatisierte Systeme zur Personalplanung lassen sich diese Änderungen effizient und ohne großen Verwaltungsaufwand bewältigen.

• Automatische Anpassung: Ein digitales System erkennt sofort, wenn eine Pflegekraft krank gemeldet ist, und sucht automatisch nach verfügbaren Ersatzkräften (m/w/d). Die Dienstpläne werden in Echtzeit aktualisiert, und die betroffenen Mitarbeitenden werden umgehend informiert.

• Vorteil: Der Pflegebetrieb läuft reibungslos weiter, ohne dass der Verwaltungsbereich überlastet wird. Die automatisierte Anpassung spart Zeit und reduziert die Belastung für das Management.

 

Effizienzsteigerung durch Digitalisierung in der Verwaltung von Pflegediensten

Die beschriebenen Maßnahmen zur Digitalisierung und Automatisierung können den Verwaltungsaufwand in Ihrem Pflegeunternehmen erheblich reduzieren. Durch den gezielten Einsatz moderner Technologien wird die Verwaltung so effizient, dass eine Person die Aufgaben übernehmen kann, die zuvor ein ganzes Team benötigt hat.

Dies schafft nicht nur wirtschaftliche Vorteile, sondern entlastet auch die Mitarbeitenden und sorgt für eine bessere Versorgung der Pflegebedürftigen und weniger Bürokratischen Aufwand. Mehr Zeit für die Pflege.

Darüber hinaus eröffnen sich vielfältige Karrieremöglichkeiten in der Pflege und Verwaltung, die den Bewerbern Entwicklungschancen und berufliche Perspektiven bieten.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Kostenreduktion und Zeitersparnis: Reduzieren Sie den Bedarf an Verwaltungskräften und senken Sie die Betriebskosten bei gleichzeitiger Steigerung der Rendite.

• Verbesserte Effizienz: Optimieren Sie Ihre Prozesse und Abläufe für maximale Produktivität im Verwaltungsbereich.

• Flexibilität: Reagieren Sie schneller auf Änderungen und halten Sie den Pflegebetrieb auch in schwierigen Situationen stabil.

• Mitarbeiterentlastung: Durch die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben entlasten Sie Ihr Personal und schaffen Freiräume für qualifizierte Fachkräfte.

 

Starten Sie jetzt: Bringen Sie Ihr Pflegeunternehmen auf Erfolgskurs!

Mit einer klaren Strategie und den richtigen Tools kann die Verwaltung in der Pflege effizienter gestaltet werden. Setzen Sie auf Digitalisierung und Automatisierung, um Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen.

Die Definition und Verfolgung klarer beruflicher Ziele ist dabei entscheidend, um die Digitalisierung erfolgreich umzusetzen. Sichern Sie sich so den entscheidenden Vorteil auf dem Pflegemarkt und schaffen Sie Strukturen, die Ihre Einrichtung erfolgreich voranbringen.

Interessiert? Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung und lassen Sie uns gemeinsam Ihr Pflegeunternehmen optimieren.

 

FAQ zur Optimierung der Verwaltung Pflege

Warum sollte ein Pflegeunternehmen digitalisiert werden?

Die Digitalisierung reduziert den Verwaltungsaufwand, optimiert Abläufe und schafft mehr Zeit für die Pflege. So wird die Effizienz gesteigert und die Qualität der Betreuung verbessert.

Wie funktioniert die digitale Tourenplanung?

Digitale Tools erstellen automatisch Tourenpläne und passen diese in Echtzeit an, z.B. bei Krankmeldungen. Mit Google Maps Echtzeitdaten werden die effizientesten Routen berechnet.

Welche Vorteile bietet die automatisierte Personalplanung?

Bei Krankmeldungen erkennt das System automatisch Ausfälle, schlägt Ersatzkräfte vor und aktualisiert die Pläne in Echtzeit. Das sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Gibt es Fördermöglichkeiten für die Digitalisierung?

Ja, Programme wie das INQA-Coaching fördern bis zu 80% der Kosten für Digitalisierungsmaßnahmen, um den Einstieg zu erleichtern.

Wie unterstützt Falko Kirsten Pflegeunternehmen?

Falko Kirsten analysiert bestehende Abläufe, entwickelt individuelle Digitalisierungsstrategien und begleitet die Umsetzung, um Ihr Unternehmen effizienter zu machen.